Der Vormittag im Sekretariat läuft oft ähnlich ab: Das Telefon klingelt, während gerade eine Krankmeldung per E-Mail reinkommt, die dritte Excel-Liste diese Woche gepflegt werden muss und irgendwo zwischen zwei Anmeldeformularen die Elternsprechtag-Anfrage von letzter Woche noch auf Antwort wartet.
Das ist kein Einzelfall, sondern für viele Schulsekretariate Alltag. Und die ehrliche Wahrheit ist: Die wenigsten dieser Aufgaben sind kompliziert. Sie sind einfach zu viele, zu wiederkehrend und zu sehr auf manuelle Handarbeit angewiesen.
Warum Verwaltung an Schulen besonders herausfordernd ist
Anders als in vielen Unternehmen gibt es an Schulen selten eine eigene IT-Abteilung, die im Hintergrund Prozesse mitdenkt. Stattdessen sind über Jahre gewachsene Mischsysteme entstanden: ein bisschen Schulverwaltungssoftware, ein bisschen Excel, ein bisschen Papierformular, dazwischen ein Elternportal, das nicht mit allem spricht. Jede zusätzliche Aufgabe landet am Ende bei den gleichen wenigen Personen im Sekretariat.
Die wichtigste Botschaft vorab: Es muss keine neue Stelle geschaffen werden
Automatisierung wird oft missverstanden, als etwas, das Personal ersetzt oder ein komplexes neues System bedeutet, das erst mühsam eingeführt werden muss. Beides stimmt so nicht.
Es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern die immer gleichen, repetitiven Teilschritte aus dem Alltag zu nehmen: das manuelle Übertragen von Informationen, das Einsortieren von Anfragen, das Erinnern an Fristen. Genau die Aufgaben, die ohnehin niemand gerne macht und die am Ende der eigentlichen pädagogischen und organisatorischen Arbeit im Weg stehen.
Wo Automatisierung im Schulalltag konkret ansetzen kann
Krankmeldungen von Eltern
Statt Anrufe oder E-Mails einzeln zu erfassen und manuell in die Anwesenheitsliste zu übertragen, kann ein einfaches Formular die Meldung direkt strukturiert erfassen und je nach eingesetztem System (z. B. Schulmanager Online oder ein Elternportal) automatisch weiterverarbeiten oder zumindest fehlerfrei vorbereiten.
Terminanfragen, z. B. für Elternsprechtage
Anfragen, die heute per Telefon oder E-Mail einzeln beantwortet werden, lassen sich automatisch bestätigen und direkt in einen Kalender eintragen. Ohne, dass jemand jede Anfrage einzeln durchgehen muss.
Wiederkehrende Serien-E-Mails
Elternbriefe, Erinnerungen an Fristen oder Rückmeldungen zu Ausflügen folgen oft dem gleichen Muster. Diese lassen sich als Vorlage hinterlegen und zum passenden Zeitpunkt automatisch versenden, statt jedes Mal neu zusammengestellt zu werden.
Neuanmeldungen und Formulareingänge
Ob über die eigene Website, Sdui oder ein separates Anmeldeformular: Eingehende Anmeldungen können automatisch an die richtige Ansprechperson weitergeleitet und in die passende Übersicht einsortiert werden, statt manuell nachverfolgt zu werden.
Datenabgleich zwischen mehreren Systemen
Viele Schulen nutzen parallel mehrere Tools – etwa WebUntis für die Stundenplanung, Sdui oder ein Elternportal für die Kommunikation und zusätzlich die eigene Website für Anfragen. Genau an diesen Schnittstellen entsteht doppelte Pflegearbeit, die sich durch automatisierte Abgleiche deutlich reduzieren lässt.
Warum das gerade jetzt ein Thema ist
Der Fachkräftemangel macht sich auch in der Schulverwaltung bemerkbar, gleichzeitig erwarten Eltern zunehmend schnelle, digitale Kommunikationswege. Eine zusätzliche Stelle zu schaffen, ist für viele Schulen aus Budgetgründen keine Option. Automatisierung ist hier keine Zukunftsvision, sondern eine sehr konkrete, umsetzbare Antwort auf ein reales Kapazitätsproblem.
Warum es keine Standardlösung gibt
Jede Schule arbeitet anders: manche nutzen Schulmanager Online, andere Sdui, WebUntis oder ein individuelles Elternportal – oft auch mehrere Systeme parallel, gewachsen über Jahre. Genau deshalb lässt sich Automatisierung hier nicht "von der Stange" umsetzen. Es lohnt sich, einmal gemeinsam anzuschauen, welche Abläufe bei euch konkret Zeit kosten und welche eurer bestehenden Systeme sich sinnvoll verbinden lassen – unabhängig davon, welche Tools ihr aktuell einsetzt.
Checkliste: Steckt bei euch Automatisierungspotenzial im Sekretariat?
- Es gibt wiederkehrende Aufgaben, die jede Woche fast identisch ablaufen
- Mehrere Personen pflegen dieselben Informationen doppelt in unterschiedlichen Systemen
- E-Mails oder Anfragen werden manuell gesichtet und weitergeleitet
- Fristen und Erinnerungen werden von Hand nachgehalten
- Es gibt keine Kapazität, zusätzliches Personal einzustellen, aber der Aufwand wächst
Wenn ihr bei mehreren Punkten zustimmend nickt, lohnt sich ein genauerer Blick.
Und genau da komme ich ins Spiel
Ich schaue mir gerne unverbindlich an, welche eurer Abläufe sich automatisieren lassen. Ganz gleich, ob ihr mit Schulmanager Online, Sdui, WebUntis, einem Elternportal oder einer individuellen Lösung arbeitet. Kein Standardpaket, sondern ein Blick auf das, was bei euch konkret Zeit kostet.
